Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych jest:

Maciej Wosiński, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Acrojoy – Maciej Wosiński

NIP: 8381825700

adres: ul. Okrzei 16 m. 21, 96-300 Żyrardów

e-mail: acrojoy.acrojoy@gmail.com

telefon: 572 978 402

Niniejsza Polityka opisuje przetwarzanie danych osobowych w systemie ACROJOY.

W zależności od sposobu korzystania z systemu Administrator przetwarza:

1. 1)Dane konta: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, opcjonalny dodatkowy numer telefonu, język interfejsu, dane uwierzytelniające, daty rejestracji, logowania i aktywności oraz informacje o weryfikacji adresu e-mail.
2. 2)Dane uczestnika: imię, nazwisko, data urodzenia, opcjonalna placówka edukacyjna oraz powiązanie z kontem zarządzającym profilem.
3. 3)Dane dotyczące zajęć i wydarzeń: zgłoszenia, grupy, okresy uczestnictwa, obecności, wydarzenia oraz informacje organizacyjne i notatki dotyczące uczestnika lub zajęć.
4. 4)Dane dotyczące rozliczeń: grupa lub wydarzenie, okres rozliczeniowy, kwota należna i zapłacona, data płatności, liczba zajęć, saldo oraz dane identyfikujące uczestnika lub płatnika.
5. 5)Dane dotyczące komunikacji: odbiorcy, kanał wysyłki, temat i treść wiadomości, czas wysłania, nazwy załączników oraz informacje o błędach wysyłki.
6. 6)Dane techniczne i logi: identyfikator lub adres e-mail konta, data i czas operacji, informacje o logowaniu, adres IP, wykonane działania, żądany adres, metoda żądania, status odpowiedzi, referer i user-agent.
7. 7)Dane trenerów i osób obsługujących system: dane kontaktowe, rola, specjalizacje, przypisania do grup, lekcji i wydarzeń oraz informacje dotyczące prowadzonych zajęć.
8. 8)Informacje zdrowotne, opisane w punkcie 4.

System zapisuje również datę, język i konkretną wersję Regulaminu oraz Polityki prywatności potwierdzoną przez użytkownika. Potwierdzenie zapoznania się z Polityką nie jest zgodą na wszystkie sposoby przetwarzania danych.

Dane są podawane przez użytkownika tworzącego konto lub zarządzającego profilem uczestnika, a następnie uzupełniane informacjami powstającymi podczas zapisów, zajęć, wydarzeń, komunikacji i rozliczeń.

Dane małoletniego są przekazywane przez użytkownika zarządzającego jego profilem. Osoba przekazująca dane innej osoby musi być uprawniona do działania w jej imieniu.

Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest konieczne do utworzenia konta lub zapisania uczestnika na zajęcia i zawarcia umowy. Dane oznaczone jako opcjonalne można pominąć.

Przed zapisaniem uczestnika użytkownik przekazuje:

• opis przeciwwskazań lub innych okoliczności zdrowotnych istotnych dla bezpieczeństwa podczas zajęć;

albo

• oświadczenie „Brak przeciwwskazań”.

Administrator nie wymaga pełnej dokumentacji medycznej ani informacji niezwiązanych z bezpieczeństwem uczestnika. Należy przekazywać wyłącznie informacje potrzebne trenerowi do bezpiecznego prowadzenia zajęć i właściwej reakcji w razie problemu.

Przekazanie aktualnego oświadczenia zdrowotnego oraz wyrażenie odrębnej, wyraźnej zgody na jego przetwarzanie jest warunkiem zapisania uczestnika. W przypadku małoletniego zgodę powinna złożyć osoba uprawniona do działania w jego imieniu.

System zapisuje fakt udzielenia zgody, datę i godzinę, osobę składającą zgodę, język oraz konkretną wersję jej treści.

Aktualne informacje zdrowotne mogą być udostępniane:

• Administratorowi;
• trenerowi prowadzącemu grupę lub lekcję uczestnika;
• trenerowi realizującemu zastępstwo;
• osobom zapewniającym obsługę techniczną systemu – wyłącznie w zakresie koniecznym do utrzymania, zabezpieczenia lub naprawy systemu.

Użytkownik może zaktualizować informacje, wskazać brak przeciwwskazań albo złożyć żądanie wycofania zgody. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania ale może uniemożliwić dalszy udział w zajęciach, jeżeli bez aktualnej informacji Administrator nie może zapewnić odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa.

Dostęp do danych jest ograniczony w następujący sposób:

• użytkownik ma dostęp do własnego konta oraz danych uczestników, których zarejestrował;
• trener ma dostęp do danych uczestników grup i lekcji, które prowadzi albo w których realizuje zastępstwo;
• trener może widzieć dane potrzebne do prowadzenia zajęć, w tym datę urodzenia, obecności i aktualne informacje zdrowotne, ale nie otrzymuje dostępu do danych kontaktowych ani indywidualnych rozliczeń uczestnika;
• osoby zapewniające obsługę techniczną systemu mogą uzyskać dostęp wyłącznie w zakresie koniecznym do utrzymania, zabezpieczenia, naprawy lub odtworzenia systemu.

Dane mogą być powierzane następującym dostawcom:

• Oracle – hosting systemu oraz wysyłka wiadomości email we Frankfurcie w Niemczech;
• Justsend – wysyłka SMS;
• osobom zapewniającym obsługę techniczną systemu, w tym w zakresie przechowywania zaszyfrowanych kopii zapasowych w Polsce.

Dane mogą być również udostępniane organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z prawa.

Dane są przetwarzane w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Jeżeli dostawca lub jego podwykonawca przekazuje dane poza EOG, przekazanie odbywa się z zastosowaniem mechanizmu przewidzianego w RODO w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych. Informacje o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać od Administratora.

1. 1)Dane konta i profilu są przechowywane przez czas utrzymywania konta i korzystania z systemu z wyłączeniem danych wskazanych w punktach od 6.2 do 6.7. Dane zostaną usunięte bez zbędnej zwłoki.
2. 2)Dane dotyczące uczestnictwa, obecności, zgłoszeń, wydarzeń, komunikacji i rozliczeń mogą być przechowywane po zakończeniu zajęć przez okres potrzebny do rozliczenia usług, wykonania obowiązków prawnych oraz do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń.
3. 3)Treść informacji zdrowotnych jest usuwana najpóźniej po upływie 120 dni od późniejszej z następujących dat: przekazania informacji albo zakończenia ostatniego uczestnictwa danej osoby w grupie. Może zostać usunięta wcześniej po wycofaniu zgody.
4. 4)Informacje konieczne do wykazania udzielenia lub wycofania zgody mogą być przechowywane do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
5. 5)Standardowe logi aplikacji i serwera są przechowywane nie dłużej niż 12 miesięcy. Dane dotyczące konkretnego incydentu bezpieczeństwa lub sporu mogą być przechowywane dłużej – do zakończenia sprawy albo upływu terminu przedawnienia roszczeń.
6. 6)Po realizacji żądania usunięcia dane identyfikujące są usuwane albo anonimizowane. Niektóre rekordy historyczne mogą pozostać w postaci niepozwalającej na identyfikację osoby. Dane potrzebne do rozliczeń, wykonania obowiązków prawnych lub obsługi roszczeń mogą zostać zachowane przez odpowiedni okres.
7. 7)Usunięte dane mogą pozostawać w zaszyfrowanych kopiach zapasowych przez okres do 12 miesięcy. Kopie są przechowywane wyłącznie w celu odtworzenia systemu po awarii, uszkodzeniu lub utracie danych, nie są wykorzystywane w bieżącej działalności i są usuwane zgodnie z cyklem retencji kopii zapasowych.

Administrator może wysyłać wiadomości niezbędne do obsługi konta, zajęć, wydarzeń, na które uczestnik został zapisany, zmian terminów, zastępstw i rozliczeń.

Wiadomości dotyczące nowych ofert, obozów, warsztatów lub wydarzeń, z którymi odbiorca nie jest jeszcze związany są wysyłane e-mailem lub SMS-em wyłącznie po uzyskaniu odrębnej zgody.

Samo utworzenie konta, podanie adresu e-mail lub numeru telefonu ani potwierdzenie zapoznania się z Polityką nie stanowi zgody marketingowej. Zgodę marketingową można cofnąć w każdej chwili bez wpływu na wiadomości konieczne do realizacji usługi.

W przypadkach przewidzianych przez RODO osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania lub uzupełnienia danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądania można kierować na adres acrojoy.acrojoy@gmail.com albo pod numerem telefonu 572 978 402.

Administrator może zażądać informacji koniecznych do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie, jeżeli jest to potrzebne do ochrony danych przed ujawnieniem osobie nieuprawnionej.

System nie wykorzystuje danych do podejmowania wyłącznie zautomatyzowanych decyzji w tym o profilowaniu, o którym mowa w artykule 22 ust. 1 i 4.

ACROJOY wykorzystuje wyłącznie niezbędne pliki cookies do logowania, utrzymania sesji i bezpieczeństwa konta. Nie stosuje cookies analitycznych ani reklamowych.